İşiniz İçin Üretken Bir Ortamı Nasıl Oluşturursunuz?

Bundan sadece 10 yıl öncesine göre bile elimizde çok fazla teknoloji olmasına, bu kadar hızlı teknolojik gelişime ve bu kadar kolay ona ulaşmamıza rağmen daha çok kendimize zaman ayıracağımıza daha az ayırmaya başladık. Bunun hem teknik, hem sosyolojik hem de psikolojik bir çok açıklaması olabilir. İşlerinizi muhtemelen çoğu zaman yetiştirmekte zorlanıyorsunuz.

Ben de bu yazıyı yazarken yetiştirmem gereken 2 raporu nasıl en etkili şekilde bitireceğimi düşünüyorum. Bu kadar iş yükü altında doğal olarak verimli çalışmak, verimli bir çalışma ortamında olmak ve yaptığınız şeylerden keyif alarak çalışmak en önemli isteklerimizden bir tanesi olmaya başladı. Öncellikle “Verimli Bir Ortam” ın tanımını yapmak istiyorum: İşlerinizi halletmek ve hayatın keyfini çıkarmak için kendi isteğinizle yarattığınız düzene verimli ortam diyebiliriz. Sizin çevreniz sadece bir ofis ve bir masa olmak zorunda değil. Bu çevre bir mutfak, bir oda ya da dijital bir ortamda olabilir. Burada karışıklık olmaması için önemli bir noktayı açıklamam gerekiyor; Üretken ya da verimli bir çevre demek, temiz, üstü toplanmış ve herşeyin düzenli olduğu bir yer anlamına gelmiyor. İşlerinizi halletmek, ihtiyacınız olan şeyi ihtiyacınız olan zamanda kullanmak anlamına geliyor.

Bunu daha iyi anlamak için bir kaç örnek verebiliriz. Vergi kayıtlarınızı bitirmek için eğer vergi içerin fişlerinizi ve faturalarınızı bulamıyorsanız bu işi halletmeniz çok zor olur. Raporunuzda yazacağınız verilerin yerini bilmiyorsanız ya da buna hızlı ulaşamıyorsanız raporunuzu bitirmenizde oldukça zor olacaktır. Gördüğünüz gibi aslında işin özünde temiz ve düzenli bir ofiste olmak yatmıyor. Üniversite yıllarım boyunca üretkenlik ya da verimlilik hep bir mühendislik alanının işi gibi anlatıldı. Ancak geldiğim noktada aslında üretkenliğin bir bilimden çok bir sanat olduğunu anlamaya başladım. Çünkü üretkenliğin temelinde yatan sizin kendi alanınızı nasıl tasarladığınız ve kendinizi nasıl mutlu hissettiğiniz ile alakalıdır. Hayatınızın bir bölümünün organize olup olmadığını anlamak için basitçe şu 4 soruyu kendinize sorabilirsiniz:

1) İşe yarıyor mu? Çalışıyor mu?

2) Çalıştığı şekilden memnun musunuz?

3) Sevdiğiniz veya sizin için önemli olan insanlar için işe yarıyor mu?

4) Hızlı bir şekilde iyileştirme yapabiliyor musunuz?

Bu 4 soruya bir vaka ile örnek verebiliriz. Kendinizce oluşturduğunuz bir dosya sistemi olduğunu düşünelim. Bu dosya sistemini bilgisayarınızda da oluşturmuş olabilirsiniz.

– Dosya sisteminizin işe yarıyor mu? istediğiniz zaman istediğiniz şeyi bulabiliyor musunuz?

– Kendinizi her evrak aradığınızda nasıl hissediyorsunuz? Bulduğunuz şekli ile memnun musunuz?

– Siz orada yokken, arkadaşlarınız, sorumlu olduğunuz kişiler rahatlıkla istenen verilere ulaşabiliyor mu?

– Çok yoğun ve zor bir gün yaşadığınız zaman bu organize olma şekli sizi hızlı bir şekilde normal halinize döndürebiliyor mu?

Bu soruları kendinize sorduğunuzda çoğunda ya da hepsinde “hayır” cevabını alıyorsanız aslında burada önemli bir değişim fırsatını yakalamış olabilirsiniz. Bu sorular sizin üretken çevreniz hakkında size başlangıçta önemli veriler verecektir.

Üretken bir çevre yaratmak 3 önemli faktörle alakalıdır:

1) Çalıştığınız alanı organize etmek: Çalışma alanınızda hemen kolunuzu uzatarak yetişebileceğiniz neler olmasını istersiniz? En çok neleri, en az neleri kullanıyorsunuz?

2) Bilgiyi ve bilgi akışını organize etmek: Hangi tür bilgiyi arşivleyeceksiniz? Hangi tür bilgide sizden hareket etmeniz bekleniyor ya da hareketiniz gerekiyor? Hangi bilgiyi atıl olduğu için ortadan kaldırmalısınız?

3) Zamanınızı organize etmek: Size verilen her görev için “evet” deme zorunluluğunuz var mı? Hangi görevler ya da projeler için hayır diyebilirsiniz? Günün hangi saatlerini düşünsel hangi saatlerini rutin işlere ayırıyorsunuz.

Üretken bir ortam oluşturmak, onu doğru şekilde anlamak ve bunun devamlılığını kılmak günümüz iş dünyasındaki en dikkat edilmesi gereken şeylerden bir tanesi olduğunu düşünüyorum.